ปัญหาที่พบ
1. กำหนดให้นักศึกษาใช้ mail ของ rsu.ac.th เท่านั้นในการส่งการบ้าน
แต่...
2. การบ้าน 4 ข้อ สมัคร mail ของ rsu.ac.th, สร้าง Blog,
บอก URL ของ blog ที่ติดตาม 3 blog + ส่งหลักฐานการเป็น
ผู้ติดตาม blog พร้อมชื่อการเป็นผู้ติดตาม, ใช้ mail ของ rsu.ac.th ในการสมัคร facebook
แต่ ...
3. เมื่อส่ง mail มาไม่มีการบอกว่าตัวเองเป็นใคร
4. ส่ง mail มามากกว่า 1 ครั้ง
================================
word
- Mail Merge
- สารบัญอัตโนมัติ (Table of Contents)
- ตาราง + การคำนวณในตาราง + การแปลงตารางเป็นข้อความ
+ การแปลงข้อความเป็นตาราง + tab
- อื่นๆ
Mail Merge
1. จดหมาย + Label + ซองจดหมาย + e-mail
2. ผู้รับ -> ms access, excel, หรืออื่นๆ (สามารถสร้าง เพิ่ม ลบ แก้ไข เรียกดู)
3. 1 + 2
Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard (6 steps)
1. Select Document type -> ตย. แรก letters
Next
2. Select Sart Document -> Use the current document
ใช้ไฟล์ปัจจุบันที่มองเห็น cursor กระพริบอยู่
Next
3. Select Recipeint เลือกผู้รับ
ครั้งแรกเรายังไม่มีผู้รับให้เลือก Type a new list
จากนั้นคลิกปุ่ม Create หมายถึงการสร้างข้อมูลผู้รับ
จะปรากฎหน้าจอ New Address List ขึ้นมา
กรณีที่ต้องการเพิ่ม ลบ แก้ไขโครงสร้างของข้อมูลที่จะจัดเก็บให้คลิกปุ่ม
Customize Columns เมื่อเพิ่ม ลบ เปลี่ยนชื่อเรียบร้อยตามต้องการแล้วให้
คลิกปุ่ม OK จากนั้นใส่ข้อมูลลงไป เมื่อใส่รายการแรกเสร็จเรียบร้อยคลิกปุ่ม
new entry เพื่อเพิ่มรายการต่อไป ทำซ้ำไปจนกระทั่งได้ข้อมูลครบตามต้องการ
จากนั้นคลิกปุ่ม OK
จะปรากฎหน้าจอให้ทำการบันทึกข้อมูลผู้รับเก็บไว้ (อนาคตสามารถเพิ่ม ลบ
แก้ไขข้อมูลผู้รับได้) เมื่อบันทึกเสร็จจะปรากฎหน้าจอเพื่อให้เลือกผู้รับ Mail
Merge Recipients
ข้อสังเกต มีกล่องสี่เหลี่ยม (Check Box) ซึ่งมีเครื่องหมายถูกแสดงว่าผู้รับคนนั้น
คือคนที่จะได้รับจดหมายจากเรา ถ้าไม่ต้องการให้เป็นผู้รับ ให้คลิกเอาเครื่อง
หมาย ถูก ออก จากนั้นคลิกปุ่ม OK
Next
4. Write your letter
เขียนจดหมาย ลงในเอกสาร
เช่น เรียน คุณ
ตามด้วยเนื้อความในจดหมาย
จากนั้นจะทำการนำผู้รับมาวางลงในจดหมาย (Merge)
ที่แถบเครื่องมือ (toolbar) ใต้เมนู กลุ่มที่ 3 จากทางซ้ายมือ
Write & Insert fields คลิกที่ Insert Merge Field เพื่อเพิ่มรายละเอียด
ของผู้รับที่จะนำมาใส่ในจดหมาย
นำเมาส์ไปคลิกหลังคำว่าคุณ จากนั้นเลือก First Name และ Last name ใน
Insert Merge Field หลังจากนั้นเรียกดูข้อมูลการ merge โดยการคลิกปุ่ม
Preview Results
ถ้าต้องการบันทึก (save) ตัวจดหมายไว้ ก็สามารถ save ได้ตามต้องการ
** จดหมายจะถูกเก็บแยกจากไฟล์ผู้รับที่ถูก save ไว้แล้ว **
Next
5. Prview your letters
Next
6. Complete the Merge
ถ้าต้องการเปลี่ยนใจส่ง -ไม่ส่งจดหมายถึงผู้รับคนใด สามารถคลิกที่
toolbar กลุ่มที่ 2 Start Mail Merge เลือก Edit Recipient List
ต้องการให้ใครเป็นผู้รับ ใน check box ให้มีเครื่องหมายถูก
ไม่ต้องการให้ใครเป็นผู้รับ ใน check box เอาเครื่องหมายถูกออก
------------------------------------
ในการใช้งานครั้งต่อไป กรณีที่ผู้รับอยู่แล้ว
จะทำงานเหมือนเดิมจนกระทั่งถึงข้อ 3. Select Recipeint เลือกผู้รับ
ให้เลือก use and existing list (เปิดจากที่มีอยู่แล้ว) จากนั้นคลิกปุ่ม Browse
เพื่อเลือกข้อมูลผู้รับ
========================
กรณีทำเป็น Label
1. Select Document type -> ตย. แรก Label
Next
2. Select Sart Document -> Label Options
เลือกยี่ห้อ เลือกรุ่นตามต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม OK
หน้าจอจะปรากฎ label layout แต่เรามองไม่เห็นว่ามีกี่แถวๆละกี่ช่อง
ให้กดปุ่ม Ctrl + A จากนั้นไปที่ toolbar ชื่อ paragraph คลิกที่ Border
(การใส่กรอบให้เอกสาร) จากนั้นเลือก All Border จะปรากฎจำนวน
แถว จำนวนช่องให้เห็น
จากนั้นไปที่แถวแรกช่องแรก เลือก Select Recipient เพื่อเลือกผู้รับ
จากนั้นไปที่คำสั่ง Insert Merge Field (ในคำสั่ง Mailing) เลือก
filed (รายละเอียด) ที่ต้องการไปวางในช่องนั้นๆ (ไม่ต้องทำในช่องอื่น)
จากนั้นคลิกที่คำสั่ง Update Labels ทุกช่องจะปรากฎข้อมูลให้อัตโนมัติ
===========
สารบัญอัตโนมัติ (Table of Contents)
ใส่หมายเลขหน้า
Insert -> Page Number เลือกบริเวณที่ต้องการให้แสดงหมายเลขหน้า
ถ้าต้องการให้หน้าแรกไม่แสดงหมายเลขหน้า
คลิกที่ริบบิ้นสีเขียว Header & Footer Tools ใน toolbar ชื่อ Option
ให้คลิกที่ check box (กล่องสี่เหลี่ยม) Different First Page หมายถึงหน้าแรก
แตกต่างจากหน้าอื่น ในที่นี้คือไม่แสดงเลขหน้าในหน้าแรก
จากนั้นถ้าต้องการให้หน้าถัดไปเป็นหน้า 1 (ไม่ใช่หน้า 2)
** ทางลัดในการเข้าไปแก้เลขหน้า / header ของเอกสาร **
double click ที่หมายเลขหน้าที่มองเห็น
ที่ toolbar กลุ่ม Header & Footer ไปที่ page Number เลือกคำสั่ง
Format Page Numbers ใส่ start at เป็น 0 จากนั้นกดปุ่ม OK
การสร้างสารบัญ
** เอกสารที่พิมพ์ลงไปทั้งหมด มี style (รูปแบบ) เป็น Normal (ตัวอักษร
ปกติ) ซึ่งไม่สามารถแสดงในสารบัญได้
ข้อความใดมีความสำคัญมากที่สุด ให้เลือกข้อความนั้นจากนั้นไปที่
styles เลือก Heading 1
ข้อความใดมีความสำคัญรองลงมา ให้เลือกข้อความนั้นจากนั้นไปที่
styles เลือก Heading 2
ข้อความใดมีความสำคัญรองลงมาอีก 1 ระดับ ให้เลือกข้อความนั้นจากนั้นไปที่
styles เลือก Heading 3
ผลการจากการทำให้เป็น Heading 1, 2 , 3 ถ้าไม่พอใจรูปแบบ เช่น
ชื่อ font, ขนาด, ตัวหนา, ขีดเส้นใต้, สีหรืออื่นๆ ให้ทำการแก้ไขจนพอใจ
- ถ้ามีข้อความที่เป็น Heading เดียวกันหลายที่สามารถใช้ format painter
(รูปแปรงทาสี) ในคำสั่ง home กลุ่ม clipboard เข้ามาช่วย โดยการคลิกที่ต้นทาง
จากนั้นคลิกรูปแปรงทาสีและนำไปเลือกที่ปลายทางที่ต้องการ ผลลัพธ์ที่ได้
ปลายทางจะมีรูปแบบเหมือนต้นทางทุกอย่าง
แต่ถ้าปลายทางมีหลายที่ ให้ double click ที่รูปแปรงทาสี จะสามารถคัดลอก
รูปแบบปลายทางได้หลายที่ตามต้องการ เมื่อหยุดใช้ให้คลิกที่ปุ่มทาสีอีกครั้ง
จากนั้นไปแสดงสารบัญ โดยการไปที่หน้าแรกของเอกสาร เอาเมาส์ไปคลิก
ใต้บรรทัดที่มีคำว่าหน้า จากนั้นไปที่เมนูคำสั่ง References เลือก
Table of Contents เลือกรูปแบบตามต้องการจากนั้นคลิกปุ่ม OK
กรณีมีการเปลี่ยนแปลงเลขหน้า เพิ่ม-ลดหัวข้อ เราจะต้องปรับปรุงสารบัญ
ให้เป็นล่าสุด โดยการคลิกที่สารบัญจากนั้นเลือก Update Table
(หรือกดปุ่ม F9) และเลือก Update Entire Table
คำสั่ง goto (ไปที่หน้าใดๆ ตามต้องการ)
1. กดปุ่ม F5 จะปรากฎหน้าจอขึ้นมาให้ใส่หมายเลขหน้าที่ต้องการจะไป
จากนั้นกดปุ่ม Enter
2. ที่ด้านล่างของหน้าจอ บริเวณที่เขียนว่า page .. of ...
ให้คลิกจะปรากฎหน้าจอขึ้นมาให้ใส่หมายเลขหน้าที่ต้องการจะไป
จากนั้นกดปุ่ม Enter
===============
Insert Footnote
ไปที่ข้อความที่ต้องการใส่ footnote (เชิงอรรถ) จากนั้นไปที่
เมนูคำสั่ง Reference เลือก Insert Footnote
========
Header & Footer
เมนูคำสั่ง Insert เลือก Header จากนั้นเลือกรูปแบบและใส่ข้อความตามต้องการ
เมื่อต้องการไปทำงานที่ Footer ให้คลิกปุ่ม goto Footer
เมื่ออยู่ที่ footer สามารถกลับมาที่ header ได้โดยการคลิกปุ่ม goto Header
เมื่อทำงานเสร็จเรียบร้อยอย่าลืมเลือก Close Header and Footer
==============
ในคำสั่ง Review
- Spelling ang Grammar ตรวจสอบคำผิดและไวยากรณ์
-> change , change all เปลี่ยน เปลี่ยนทั้งหมด
-> ignore , ignore all ยืนยันตามนั้น ยืนยันตามนั้นทุกที่
เส้นใต้หยักๆสีแดง -> ไม่มีคำในพจนานุกรม
เส้นใต้หยักๆสีเขียว -> ผิดไวยากรณ์
- อภิธานศัพท์ (Thesaurus) หรือกดปุ่ม Shift + F7
เลือกข้อความจากนั้นกดปุ่ม Shift + F7 จะปรากฎข้อความที่มีความหมาย
คล้ายกันขึ้นมาให้เลือก
===========
Drop Cap
ใส่ลูกเล่นให้ตัวอักษรของย่อหน้า
วิธีการ
เลือกข้อความที่ต้องการ จากนั้นเลือกเมนูคำสั่ง Insert -> Drop Cap
เลือกรูปแบบตามต้องการ
===========
Insert -> Symbol ใส่สัญลักษณ์พิเศษ
รวมทั้งใส่ Special Character เช่น เครื่องหมายลิขสิทธิ์ (Copyright)
Insert -> Inquation ใส่สูตรคณิตศาสตร์
--------------
จัดการตัวอักษรภาษาอังกฤษ
Home -> toolbar ชื่อ font เลือกคำสั่ง Change Case (Aaตามด้วยลูกศรหัวลง)
เลือกได้ 5 แบบ เช่น Sentense Case หมายถึงตัวอักษรตัวหน้าสุดในประโยค
เป็นตัวพิมพ์ใหญ่
lowercase ทุกตัวเป็นตัวพิมพ์เล็กหมด
uppercase ทุกตัวเป็นตัวพิมพ์ใหญ่หมด
Capital Each word ตัวอักษรแรกของคำเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
toggle case สลับพิมพ์เล็กเป็นพิมพ์ใหญ่ พิมพ์ใหญ่เป็นพิมพ์เล็ก
การบ้าน
- แผ่นพับ 3 column จำนวน 2 หน้า (เท่ากับ 6 column)
เรื่องเกี่ยวกับงานทางด้านเทคนิคการแพทย์
** print มาเป็นเอกสาร **
- โปสเตอร์ เรื่องเกี่ยวกับงานทางด้านเทคนิคการแพทย์ เช่นการรณรงค์
หรือการให้ข้อมูลข่าวสารที่มีประโยชน์
- mail merge สมมติเหตุการณ์ว่าจะมีการสัมมนาทางด้านเทคนิคการแพทย์
ขึ้นในวันที่ 27 เมษายน 2556 เวลา 09.00 - 16.00 น. ณ คณะเทคนิคการแพทย์
มหาวิทยาลัยรังสิต ซึ่งผู้ที่จะถูกเชิญมาเข้าร่วมงานคือศิษย์เก่าของคณะฯ
- ทำหนังสือรวบรวมข้อมูลน่ารู้ทางด้านเทคนิคการแพทย์ โดยใช้สิ่งที่เรียนมา
เข้ามาช่วย ไม่ว่าจะเป็นการจัดการข้อความ รูปภาพและอื่นๆ
จากนั้นสร้างสารบัญอัตโนมัติให้กับหนังสือเล่มนี้
ข้อกำหนด
สร้าง folder ชื่อรหัสนักศึกษาของตัวเอง นำไฟล์การบ้านทุกไฟล์ ยกเว้นแผ่นพับ
ใส่ใน folder จากนั้นทำการ zip file และส่งมาที่ mail เดียวกับการบ้านแรก
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น